Compras

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En esta sección ud. puede constatar la ayuda del Módulo de Compras. Se detallan a continuación:

Módulo de Compras: Presentación

Menú Archivo - Productos y Servicios

Menú Procesos - Elaboración de Requisiciones

Menú Procesos – Requisiciones Enviadas - Órdenes de compra/servicio

Menú Procesos – Facturas de Órdenes de Compra/Servicio

 

Módulo de Compras: Presentación

El Módulo ISABELL-Compras apoya la gestión automatizada de la unidad de Compras, e integra los procesos que se relacionan con el resto de las unidades operativas de una Alcaldía. Desde este módulo se crean las requisiciones, órdenes de compra y las facturas, que van a ser procesadas en forma integrada con otros módulos, como ejecución presupuestaria y ordenamiento de pago.

 

Menú Archivo - Productos y Servicios

• Desde este menú se pueden procesar todos los productos y servicios que la alcaldía necesite registrar en sus órdenes y requisiciones; basados en el sistema nacional de contratistas, que ya fueron precargados en casi un 100% los productos y servicios necesarios.
• Sin embargo existe la posibilidad de incluir nuevos productos y servicios, además de modificar información de los ya existentes, como unidad de medida, tipo etc.
• Desde este menú se pueden consultar los distintos tipos de requisición que se pueden generar, esta información es configurable.
  

 

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Menú Procesos - Elaboración de Requisiciones

• Al acceder en la opción Elaboración de requisiciones aparece el catálogo: “Requisiciones Elaboradas”, desde aquí se elaboraran las requisiciones de cualquier tipo, por un usuario perteneciente a una unidad o departamento.
•  Usuarios autorizados por el sistema, perteneciente a cualquier unidad administrativa podrán acceder al catálogo de elaboración de requisiciones si así lo requieren. Por ejemplo un usuario del departamento de personal podría elaborar las requisiciones de Nómina o Servicio que requiera, así mismo para cualquier otro departamento.

  Explicación para la elaboración de una requisición:

  1. Se accede a la primera opción del menú procesos, el catálogo de elaboración de requisiciones muestra información básica de cada una de estas, para incluir una nueva requisición, se presiona el botón incluir del panel principal, entonces a parece la ficha de requisición.
     
  2.  Se registran los datos necesarios como:
     • Tipo de requisición
     •  Descripción
     • Porcentajes de equilibrio (los cuales indican en que áreas se distribuirá la inversión, esta información es sólo de consulta).
       Se incluyen cada uno de los productos con sus características como, cantidad, unidad y descripción desde la ficha de productos, se presiona el botón Aceptar para incluir la requisición.
     • Al incluir una requisición, el código y la fecha de elaboración se generan automáticamente, si no fueron editados o modificados antes de guardar.
     • Igualmente podemos modificar una requisición seleccionada al presionar el botón modificar del panel principal o dando doble clic sobre el documento.
     • Luego se muestra la información del la orden correspondiente.
     • Una vez incluida la requisición, y si todo está correcto se deberá presionar el botón “Enviar a Compras”, para que la requisición quede ‘registrada' en el sistema y un usuario autorizado de compras pueda elaborar una orden de compra.
     • Para esto el usuario debe acceder al segundo catálogo del menú procesos donde puede observar las requisiciones que se hayan enviado.
       

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Menú Procesos – Requisiciones Enviadas - Órdenes de compra/servicio

• El usuario de Compras accederá al segundo catálogo: “Requisiciones Enviadas”, donde podrá imprimir la requisición y verificarla, en caso de cualquier problema o error la devolverá si es necesario. Puede usar el gestor de tareas para informar al departamento correspondiente la devolución.
• Si todo está correcto genera la orden de compra y servicio, al presionar el Botón de “Generar Orden”.
• Se muestra la ficha de orden de compra/servicio, con información precargada de los productos y de la descripción que fueron registrados en la requisición.
• Se registran unas observaciones si es necesario, y se registra el beneficiario de la orden, que puede ser un proveedor un empleado u otro beneficiario. Se presiona el botón correspondiente y aparece un catálogo donde se elige el beneficiario.
• Es posible modificar ciertos datos de los productos o servicios precargados, como monto y cantidad, este último en caso de que el proveedor no tenga suficiente existencia del producto requerido.
• El sistema permite agregar 4 tipos de ítems: Descuentos, Contrapartes, Ajustes e IVA, los dos últimos en casos de errores matemáticos de corte o redondeo de decimales en los montos.
• Una vez hecho todo el registro de la información, se aceptan los cambios para guardar la orden.
• Una vez generada podrá procesarse desde el tercer catálogo: “Órdenes de compra y servicio”, donde una vez la orden enviada hacia presupuesto, y luego comprometida desde ese módulo, se podrá generar la factura.
• Desde las opciones del catálogo de órdenes de compra y servicio, se puede anular una orden o por otro lado se puede imprimir presionando el botón imprimir.
• Al presionar el botón imprimir aparece el documento impreso de orden de compra o servicio, se muestra en la parte superior el monto de la orden, estado, datos del beneficiario y fecha de emisión entre otros datos, en el centro se muestran los productos y en la parte inferior las partidas presupuestarias afectadas, con su respectivo monto.

 

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Menú Procesos – Facturas de Órdenes de Compra/Servicio

• Para generar una factura de una orden, se accede al catálogo de órdenes de compra y servicio, y se selecciona la orden a procesar, luego se presiona el botón Generar Factura, y aparece la ficha de factura.
• En la ficha se muestra la mayoría de la información ya precargada, como la información de cada uno de los productos o servicios, en forma similar a la orden de compra se puede registrar una descripción, modificar cierta información de los productos y agregar algunos ítems adicionales.
•  El número de la factura se genera automáticamente, pero este número y el de control son modificables.
• Al concluir el registro de los datos, se presiona el botón aceptar, para guardar la factura.
• Se puede acceder al cuarto catálogo del menú procesos para consultar todas las facturas elaboradas
•  Las facturas o documentos asociados se pueden observar el cuarto catalogo: “Facturas”, unas vez generadas de forma automática se enviarán a pago para que posteriormente se elabore la orden de pago por un usuario autorizado de este módulo.
• Al seleccionar una orden de compra y servicio, y presionar el botón ver factura en la parte inferior del catálogo, aparecerá el catálogo de facturas con todas las facturas generadas desde esta orden, acá se puede anular el documento si es necesario o enviarlo a pago pulsando el botón “Enviar”.
• Una vez que se registre la orden de pago, la factura pasará a estado pagado y la orden de compra a estado liquidada.

 

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