Compromisos y Causamientos presupuestarios

1.- Compromiso

• Desde el menú <Procesos>, <Compromisos Presupuestarios>.
• Se muestra el catálogo de Órdenes de Compra/Servicios, en este se pueden ver las órdenes de Compra/Servicio que han sido “Enviadas a Presupuesto” y las que están “Comprometidas”.
• Se selecciona alguna que esté “Enviada a Presupuesto” y se presiona sobre el botón modificar del <Panel de Control>.
• Se podrá observar los productos y servicios que serán adquiridos y sobre todo las partidas presupuestarias que serán afectadas.
• Si se desea modificar una partida presupuestaria o asociar un ordinal se debe seleccionar el ítem y luego hacer clic sobre el botón <Partida Asociada>.
• Se mostrará el catálogo de partidas presupuestarias asociado a la categoría programática activa incluyendo la lista de ordinales.
• Se hace la selección correspondiente y se presiona sobre el botón <Aceptar>.
• Si se presenta alguna diferencia en el monto o con la partida de I.V.A, se puede usar según el caso, los botones de “Impuesto al Valor Agregado”
• Si todo está correcto se hace clic sobre el botón aceptar para salir de la ficha.
• Finalmente se presiona sobre el botón <Comprometer>.
• Seleccionando órdenes de Compra/Servicio que estén comprometidas y presionando sobre el botón <Descomprometer> se podrán descomprometer los montos respectivos.
• De igual manera se selecciona las órdenes de Compra/Servicios que estén “Enviadas a Presupuesto” y presionando sobre el botón <Devolver a Compras> se regresan a compras para correcciones.
• Seleccionando una orden de Compra/Servicio y presionando sobre el botón <Imprimir> se muestra en el reporte datos del proveedor, totales, los productos y servicios que serán adquiridos y las partidas presupuestaria afectadas.

 

2.- Causamiento

• Desde el menú <Procesos>, <Causamiento Presupuestarios>
• Se muestra el catálogo de Órdenes de pago, en este se ven las órdenes de pago “Registradas” y “Causadas”.
• Seleccione la orden de pago en estado “Registrada” y presione sobre el botón <Modificar> del Panel de control.
• En la ficha se muestran los productos o servicios y las partidas presupuestarias que serán afectadas.
• Podría indicar si el I.V.A afectara presupuestariamente.
• Presione sobre el botón aceptar y regrese al catálogo.
• Si todo está correcto se procede a causar presionando sobre el botón correspondiente.
• Seleccionando órdenes de pago causadas y presionando el botón <Descausar> se descausaran los montos correspondientes.

 

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  Fondos en Avance

1.- Definición

• Desde el menú <Archivo>, <Concepto de Fondo en Avance>
• Se muestra el catálogo de categorías programáticas. Se selecciona aquella con la que se desea trabajar como fondo en avance.
• Se presiona sobre el botón <Hacer Fondo en Avance> y se confirma.
• Seguidamente se muestra el catálogo de partidas presupuestadas para la actividad o proyecto seleccionado.
• Si se desea que cada una de estas partidas funcione como un fondo en avance se debe seleccionar la opción <Todos> del panel de selección, marcar la opción <Hacer Fondo en Avance> y finalmente en el botón <Ejecutar Acción>.
• Se mostrará “Si” en la columna <Es Fondo>.
• Si existe alguna partida en particular que no desea que trabaje como fondo en avance, se debe seleccionar (Ejemplo: la del Impuesto al Valor Agregado) , marcar la opción <No es fondo> y finalmente el botón <Ejecutar Acción>.
• De esta manera se puede definir qué categoría programática y qué partidas de dicha categoría programática se manejará como un fondo en avance.

 

2.- Requisiciones de Fondo en Avance (Módulo de Compras)

• Desde el menú <Procesos>, <Elaboración de Requisiciones>
• Se muestra el catálogo de requisiciones en elaboración
• Presione sobre el botón <Incluir> del panel de control
• Seleccione el tipo de requisición “Fondo en avance”
• Indique si la entrega de Fondo en Avance será para gasto corriente o de inversión
• Al presionar sobre el botón de <Categorías Programáticas> se mostrarán aquellas que han sido definidas como de Fondo en Avance.
• El siguiente paso consiste en definir la cantidad de meses que serán asignados.
• Finalmente presione sobre el botón <Agregar> y verá como de forma automática se cargarán los montos totales por “Partida”, correspondiente a las sumas de los montos de las partidas presupuestarias que fueron definidas como fondos en avance para la programática seleccionada.
• También se muestra el total a ser entregado.

3.- Rendición de un Fondo en Avance

• Desde el menú <Procesos>, <Rendición de Fondo en Avance>
• Se muestra el catálogo de asignaciones por Fondo en Avance
• Seleccione la asignación de Fondo en Avance que desea rendir.
• Aquellas con estado en proceso están pendientes por rendición.
• Para realizar la rendición correspondiente se presiona sobre el botón <Modificar> del panel de control.
• Se muestra el catálogo de partidas con el monto inicialmente asignado por el sistema de forma automática, seleccione cada una de las partidas y presionando sobre el botón <Modificar> del panel de control, se muestra el detalle de la partida y la opción para colocar el monto gastado real.
• Una vez asignado el monto rendido a cada una de las partidas se muestra las diferencias correspondientes. Se Presiona sobre el botón <Salir>.
• Al Presionar sobre el botón <Imprimir> se muestran las partidas presupuestarías, los montos entregados, los montos rendidos, las diferencias y los respectivos totales.
• Si todo esta correcto, se presiona sobre el botón <Cerrar> los montos rendidos pasan a actualizar de forma real el presupuesto.

 

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Dozavos

1.- Definición

• Desde el menú <Archivo>, <Concepto de Dozavos>
• Se muestra el catálogo de categorías programáticas.
• Se debe seleccionar aquella categoría programática que se desea manejar como un Dozavo.
• Seguidamente se debe presionar sobre el botón <Hacer Dozavo>. Confirme.
• Se muestra el catálogo de partidas presupuestarias de la categoría programática seleccionada.
• Si desea que todas estas partidas se manejen como Dozavo, se debe marcar la opción <Todos> del panel de selección, la opción <Hacer Dozavos> y finalmente el botón <Ejecutar Acción>.
• Se observará que en la columna <Es Fondo ?> mostrará “Si”.
• Si alguna partida no será manejada como Dozavo, se selecciona, se marca la opción <No es Dozavo> y luego se presiona en el botón <Ejecutar Acción>.

 

2.- Requisiciones de Dozavos (Módulo de Compras)

• Desde el menú <Procesos>, <Elaboración de Requisiciones>.
• Se muestra el catálogo de requisiciones en elaboración
• Se Presiona sobre el botón <Incluir> del panel de control
• Se Selecciona el tipo de requisición “Dozavo”.
• Al Presionar sobre el botón de <Categorías Programáticas> se mostrará aquellas que han sido definidas como Dozavo.
• Se debe indicar si la entrega de Dozavo será para gasto corriente o de inversión.
• Se debe indicar a continuación el mes al cual corresponde la asignación.
• Al presionar sobre el botón <Agregar> verá como de forma automática se cargaran los montos totales por “Partida”, correspondiente a las sumas de los montos de las partidas presupuestarias que fueron definidas como Dozavo para la programática seleccionada.
• Marcando la opción <Suma Global>También se muestra el total a ser entregado.
• De presentarse alguna diferencia en el total por “Partida“ se presiona sobre al botón <Dz>.
• Se muestra el catálogo de partidas con los montos asignados automáticamente por el sistema, y se selecciona la partida a ser ajustada.
• Al presionar sobre el botón <Modificar> del catálogo se mostrará la ficha donde se podrá ajustar en céntimos el monto asignado por el sistema.
• De esta manera se genera automáticamente la asignaciones por Dozavos.

 

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Asignación de partidas presupuestarias a Productos y Servicios

• Desde el menú <Archivo>, <Códigos presupuestarios por productos>.
• Se muestra la lista de producto y servicios previamente cargada al sistema.
• Se selecciona el producto o servicio, para lo cual se puede usar las opciones de filtrado.
• Se presiona el botón <Filtrar> del panel de control y luego en el botón <+>.
• Se ubica un producto cuya descripción contenga la palabra “PAPEL”.
• De la lista filtrada se selecciona el producto “PAPEL BOND 16, 20, 24”, que aún no tiene partida presupuestaria asociada.
• Ahora se debe seleccionar la partida de egreso que le será asociada al producto seleccionado, para lo cual también se hará uso de las opciones de filtrado.
• Por ejemplo se busca las partidas que comienzan por: “4.02.05”. de la lista resultante se selecciona la partida “ 4.02.05.02.00 Productos de Papel y Cartón para Oficinas”.
• Una vez seleccionado el producto y la partida presupuestaria debe hacer clic sobre el botón <Cambiar partida a:> para concretar la asociación.
• Al momento de elaborar las requisiciones, este producto se muestra en la lista de productos y servicios de las categorías programáticas a las cuales le haya sido presupuestado la partida antes seleccionada.

1.- Modificaciones al presupuesto

• Desde el menú <Procesos>, <Decretos y Resoluciones>.
• Se muestra el catálogo de decretos y resoluciones en la parte superior, en la parte inferior las partidas afectadas en cada resolución con sus respectivos montos.
• Presione el botón <Incluir> del panel de control al momento de hacer modificaciones al presupuesto a través de una resolución.
• En la ficha se puede observar que existe una ficha para las distintas posibilidades de modificar el presupuesto: Traslados, Créditos adicionales, Débitos. Asociación de partidas, Creación de Ordinales y hasta creación de Sectores, Programas y Actividades o Proyecto.
• Puede hacer una resolución para modificar el presupuesto con cualquier combinación de las opciones antes mencionadas.

 

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Consultas

• Desde el menú <Consultas> y haciendo uso de los reportes se podrán ver organizadamente los movimientos presupuestarios.

1.- Compromisos

• Seleccionando <Analítico de Compromisos> se podrán observar los compromisos presupuestarios.
• Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
• Se mostrará el reporte que agrupa todos los compromisos presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
• Se muestra el número de orden de compra / Servicio, proveedor, fecha, monto comprometido en la orden y total comprometido por partida.

2.- Causamientos

• Seleccionando <Analítico de Causado> se podrán observar los causamientos presupuestarios.
• Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
• Se mostrará el reporte que agrupa todos los causamientos presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
• Se muestra el número de orden de pago, proveedor, fecha, monto causado en la orden y total causado por partida.

3.- Ajustes o Modificaciones al Presupuesto

• Seleccionando <Analítico de Ajustes> se podrán observar los Modificaciones hechas al presupuesto.
• Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
• Se mostrará el reporte que agrupa todos los ajustes presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
• Se muestra el número de la resolución, fecha, monto ajustado y total ajustado por partida.

4.- Otros tipos de Reportes:

• El sistema también maneja otro conjunto de reportes:
• Informativos, tales como: el de categorías programáticas y el plan único de cuentas de ingreso y egreso.
• De ejecución presupuestaria detallada usados periódicamente para ser enviados a las autoridades correspondientes.
• El reporte productos y servicio.
• Finalmente el reporte de análisis de disponibilidad.