Ordenamiento de Pago

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En esta sección ud. puede constatar la ayuda de Ordenamiento de Pago. Se detallan a continuación:

Módulo de Ordenamiento de Pago: Presentación

Menú Archivo - Proveedores, Otros Beneficiarios y Retenciones

Menú Procesos - ODC / ODS Comprometidas - Órdenes de Pago

Menú Consultas - Órdenes de Pago

 

Módulo de Ordenamiento de Pago: Presentación

El Subsistema de Isabell, “Ordenamiento de Pago”, apoya la gestión Administrativa de forma automatizada e integrada, al generar Órdenes de pago de los documentos registrados en Compras, estas órdenes serán causadas desde el módulo de Ejecución Presupuestaria, y una vez autorizadas se le podrá generar un cheque en el módulo de Tesorería.

Adicionalmente este subsistema permite generar una serie de reportes dinámicos totalmente configurables por el usuario.

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Menú Archivo - Proveedores, Otros Beneficiarios y Retenciones

Desde el menú archivo se procesa toda la información correspondiente a proveedores y otros beneficiarios del sistema ISABELL

1. Proveedores

•  Al hacer clic sobre esta opción del menú, aparece el catálogo de proveedores mostrando información básica de cada uno de estos.
•  Al hacer clic sobre el botón incluir, del pánel principal, aparecerá la ficha de proveedor donde se registran los datos que sean necesarios, como Rif, Nit, razón social, dirección, teléfono etc.
•  Se puede incluir una persona autorizada, se deben registrar todos los datos personales solicitados, estos datos aparecerán impresos en la orden para que la persona autorizada firme el documento.
•  Al presionar aceptar se graba la información, y se incluye el proveedor.
•  Sólo será tomado como un proveedor válido del sistema cuando sea aprobado, esto ocurre presionado el botón Aprobar en la parte inferior de este catálogo.

2. Otros Beneficiarios

Desde la opción Otros Beneficiarios aparece un catálogo con la información de cada uno de estos.

3. Retenciones

Al hacer clic sobre la opción Retenciones aparece un catálogo que muestra todas las retenciones definidas por el usuario. Solo estas se podrán aplicar a órdenes de pago, sin embargo esta información es configurable.

 

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Menú Procesos - ODC / ODS Comprometidas - Órdenes de Pago

Desde el menú procesos se generan las órdenes de pago, y se ejecutan las acciones correspondientes. Para elaborar una orden se accede a la primera opción del menú procesos / órdenes de compra /servicio Comprometidas

1. ODC / ODS Comprometidas

El catálogo muestra todas las órdenes de compra en estado comprometida.

• Desde este catálogo, al seleccionar una orden se pueden realizar dos acciones.
• Al presionar el botón documentos asociados, se muestra un catálogo con todas las facturas que posee la orden seleccionada, al tener por lo menos un documento registrado, es decir, enviada de compras a Ordenamiento de Pago, se puede generar una orden de pago. Si se detecta algún error el documento puede ser devuelto a compras mediante la opción devolver en la parte inferior derecha del catálogo.
• Al presionar el botón de órdenes de pago, se muestra un catálogo con todas las órdenes de pago que posea la orden de compra, ya que esta puede poseer tantas órdenes de pago como facturas generadas.
• Al presionar el botón incluir del pánel principal aparece la ficha de órdenes de pago.
• Se debe registrar la información que sea requerida; aparecerá cierta información ya precargada como el estado de la orden, fecha de elaboración, datos del beneficiario, como razón social, Nit y Rif, además de los datos de la persona autorizada. Luego se pueden incluir las facturas.
• El procedimiento para incluir los documentos en la orden es sencillo
• Presione el botón incluir de la ficha de Órdenes de pago, y aparece una ventana donde se muestran todas las facturas registradas de la orden de compra de ese beneficiario, se puede seleccionar una o varias de estas.
• Entonces aparece cargada en el catálogo la información correspondiente a la factura que seleccionamos.
• Al presionar los botones correspondientes es posible eliminar y agregar varias facturas.
• En la ficha de retenciones, estas pueden cargarse de manera automática si existen retenciones configuradas para este tipo de orden (por ejemplo deducciones de nómina); de no ser así es posible incluir cualquier retención definida desde el menú archivo.
• Para incluir una retención se presiona el botón incluir en la ficha de retenciones y aparece una ventana donde se definen cada una de estas, la información de las retenciones es totalmente configurable.
• Se selecciona la retención a incluir.
• Luego se selecciona el documento que será afectado por esta.
• Se presiona el botón aceptar para incluir la retención.
• Es posible modificar, eliminar o incluir las retenciones si es necesario.
• Una vez incluidas las retenciones y toda la información correspondiente, se presiona el botón aceptar para incluir la orden de pago.
• En el catálogo de orden de pago aparece la orden que se acaba de elaborar, para verificar que todo está correcto se puede imprimir la orden de pago presionando el botón correspondiente.
• Luego, aparece la orden de pago.
• Se muestra la información del beneficiario, monto en Letras y en cantidad numérica.
• En la parte central se listan los documentos incluidos en la orden, los cálculos de retenciones y los datos de una persona autorizada.
• Finalmente se muestran las partidas presupuestarias afectadas con su respectivo monto.
• Si todo está correcto, se envía la orden a presupuesto para que sea causada, para esto se presiona el botón enviar a presupuesto que se encuentra en la parte inferior del catálogo, entonces la orden pasa a estado registrada.
• Una vez la orden este causada, se accede al catálogo de órdenes de pago, (segunda opción del menú procesos), para autorizar la orden.
  
  2. Órdenes de Pago
• El catálogo de Órdenes de pago muestra la información básica sobre cada una de estas.
• Para autorizar una orden causada, seleccione la orden, y presione el botón Autorizar.
  
  

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Menú Consulta – Órdenes de Pago

• Desde este menú se generan una serie de útiles reportes dinámicos totalmente configurables por el usuario, entre las diversas opciones podemos generar un listado de órdenes de pago y de proveedores.
• Para generar un listado de órdenes de pago, accedemos a la segunda opción del menú consultas.
• Aparece el filtro de órdenes de pago, donde es posible clasificar y organizar la información de diferentes formas.
• Es posible agregar varios filtros, por ejemplo se puede generar un listado de las órdenes que estén registradas.
• Es posible clasificar la información por fecha de emisión o por otro criterio.
• Una vez esté todo liso, se presiona el botón Preview.
• Aparece el listado clasificado y organizado como se indicó, con la información relacionada con las órdenes de pago, y un total de los montos de las órdenes de pago mostradas.
• Este procedimiento es aplicable para cada uno de los reportes del menú consultas.
• Se puede generar listado de órdenes de pago y de proveedores y órdenes de compra, sin embargo esta información es adaptable según los requerimientos de cada Alcaldía.

 

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